Provoz a interní systémy
Zasedací pořádek, který se udělá sám
Před každou akcí lektoři ručně skládali, kdo s kým sedí. Dnes systém vezme objednávky, přečte si poznámky zákazníků a hosty rozsadí sám. Na místě pak slouží jako check-in.
- 0
- ručně skládaných tabulek před akcí
- 4–10
- míst u stolu, systém rozsadí hosty podle velikosti skupin
- 7:00
- denní report s doporučením, který termín posílit a který zrušit
Výchozí situace
- Zasedací pořádek skládali lektoři ručně v Google tabulkách před každou akcí.
- Přání zákazníků (sedět s přáteli, nápoj, poukaz) byla schovaná ve volném textu poznámek objednávek.
- Obsazenost akcí se zjišťovala z e-shopu ručně.
Co jsem postavil
Objednávky jako zdroj
Systém čte zaplacené a nestornované objednávky z datového skladu. Z poznámek vytáhne nápoje, přání k sezení i poukazy.
Automatické rozsazení
Hosty rozdělí ke stolům po 4 až 10 místech. Rodiny s jedním příjmením drží pohromadě a velké skupiny rozdělí ke stolům vedle sebe.
Ruční doladění
Lektor může hosty přetáhnout myší, uložit změny, nebo se vrátit k automatickému návrhu.
Check-in a kapacita
Na místě slouží jako prezenční listina s obsazeností. Stav skladu míst se synchronizuje každých 30 minut.
Ranní report
V 7:00 dostane provoz e-mail s obsazeností na týden dopředu, novými a změněnými termíny a doporučením ke každému termínu: v pořádku, posílit marketing, nebo zvážit zrušení.
Výsledky
- Příprava zasedacího pořádku zabere lektorovi pár minut kontroly místo ručního skládání.
- Přání zákazníků se neztratí v poznámkách.
- Stejný systém běží pro Česko i Slovensko.
Nejlepší automatizace je často ta nejnudnější: vezme úkol, který se opakuje před každou akcí, a udělá ho dřív, než na něj kdokoliv pomyslí.
Jak to vypadá
Screenshoty ze skutečných aplikací. Jména, kontakty a čísla objednávek v interních systémech jsou vymyšlená.
